Personvernerklæring for Scanmark Service

Scanmark Service, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt eller via andre kanaler som sosiale- og digitale medier (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.scanmarkservice.no

Daglig leder har det daglige ansvaret for Scanmark Service sine behandlinger av personopplysninger på www.scanmarkservice.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Scanmark Service som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk

Scanmark Service samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.scanmarkservice.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 191.179.103.82, brukes bare 191.179.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Scanmark Service til andre aktører.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på www.scanmarkservice.no:

• Informasjonskapsel blir lagt på din PC hvis du besøker Scanmark Service fra Google, Facebook, Twitter eller LinkedIn. Vi kan med dette indentifisere hvor ditt besøk har kommet fra og synliggjøre informasjon til deg i de representative mediene.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Alle innlegg og tilhørende kommentarer, arkiveres i tråd med arkivlovgivningen.

Du kan legge igjen kommentarer uten å registrere deg. Legger du igjen navn og adresse, vil opplysninger bli liggende som en del av innlegget. Dersom du har publisert kommentarer som du ønsker å rette eller slette, kan du ta kontakt med oss slik at vi kan vurdere det.

Deling av innlegg på www.scanmarkservice.no

Når du deler innlegg, legges informasjonen hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Nyhetsbrev

Scanmark Service sender ut nyhetsbrev regelmessig via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet.

Kontaktskjema

Via Scanmark Service sine hjemmesider kan en sende inn forespørsel på lik linje som via mail. Opplysningene som registreres går rett inn i vårt mailsystem og både besvares og behandles derfra. Våre rutiner i forbindelse med epost-systemer omtales videre i dokumentet.

Sosiale Medier

Via Sosiale Medier henter Scanmark Service tidvis inn interessenter for våre kunders kampanjer. Dette kan være i forbindelse med ledige stillinger, konkurranser eller annet. Disse begrenser seg til frivillig registrert navn, telefon, epost, samt spørsmål relatert til kampanjen. Scanmark Service oversender informasjonen til respektive kunde (alltid opplyst på kampanjen) og kunde overdrar med det behandling av personopplysningene, samt står ansvarlig for å håndheve personvernet. Eventuelle henvendelser i den forbindelse må også rettes til den respektive kunde, men Scanmark Service kan bistå.

Medierådgiver i Scanmark Service oppbevarer kun opplysningene til endt oppdrag. Scanmark Service, eller deres ansatte, tar ikke kontakt med personer/kandidater selv (hvis ikke annet er avtalt). Administrator for hvert sosiale media sitt verktøy vil kunne ha tilgang til informasjonen, begrenset oppad til den perioden det sosiale mediet rettmessig kan oppbevare det.

Kundeopplysninger

Scanmark Service tar seg bruk av MailChimp (www.mailchimp.com) sin skyløsning for lagring og oppfølging av kunder. Løsningen har streng sikkerhet for beskyttelse av dataene. Du kan lese mer om dette på deres siden om personvern.

Ansatte i Scanmark Service har i MailChimp tilgang til informasjon om bedrift, kontakter vi har vært i dialog med og hvilke aktiviteter som er blitt gjort/skal gjøres. Dette for å kunne ivareta kunder på best mulig måte. Viktige innstillinger vedrørende administrasjon av systemet har kun Daglig Leder og CRM-ansvarlig tilgang på. Førstnevnte sitter med ansvaret. Firmaer vi ikke har vært i dialog med i løpet av 3 år blir automatisk slettet, sammen med eventuell kontaktinformasjon til ansatte.  Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Deling av opplysninger

Scanmark Service deler dine personopplysninger med:

• Scanmark Service sine tilknyttede selskaper og partnere for formålene beskrevet over
• Tredjeparts tjenesteytere som behandler personopplysninger på vegne av Scanmark Service, for eksempel for å behandle forvalte og drifte våre data, distribuere e-post, forskning og analyse, lede merke- og produktpromotering, i tillegg til administrering av særskilte tjenester og funksjoner
• Andre tredjeparter i den utstrekning det er nødvendig for å: (i) etterkomme anmodninger fra offentlige instanser, en rettskjennelse eller for å overholde lover som kommer til anvendelse; (ii) forhindre ulovlig bruk av våre Nettsteder, eller brudd på våre Nettsteders bruksvilkår og våre retningslinjer; (iii) beskytte oss mot krav fra tredjepart; og (iv) bistå med forebygging av svindel eller undersøkelse av svindel (for eksempel forfalskning).

Vi kan også overføre dine personopplysninger som er i vår besittelse dersom vi overdrar hele eller deler av vår virksomhet eller eiendeler (inkludert i tilfelle av en reorganisering, oppdeling, avvikling eller likvidasjon).

BESKYTTELSE og ADMINISTRASJON av dine personopplysninger

Kryptering og sikkerhet: Vi bruker en variasjon av tekniske og organisatoriske beskyttelsestiltak, inkludert kryptering og autentifikasjonsverktøy, for å ivareta sikkerheten av dine personopplysninger. Dine personopplysninger blir oppbevart bak sikre nettverk som bare et begrenset antall personer med særskilte adgangsrettigheter har tilgang til.

Internasjonale overføringer av personopplysninger: Personopplysningene vi samler inn og fremkaller (behandler) på våre Nettsteder og Apper vil bli oppbevart i EU/EØS.

Noen av mottakerne av personopplysninger som Scanmark Service deler dine personopplysninger med kan holde til i andre land enn det landet som dine personopplysninger opprinnelig ble innsamlet fra. Lovene i disse landene vil ikke nødvendigvis gi samme grad av beskyttelse for personopplysninger som det landet hvor du opprinnelig ga dine personopplysninger. Når vi overfører dine personopplysninger til mottakere i andre land, vil vi likevel beskytte denne informasjonen slik som beskrevet i denne Policyen og i samsvar med gjeldende rett.

Hvis du holder til i Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) eller Sveits, vil vi treffe tiltak for å overholde lovpålagte krav som kommer til anvendelse og sikre et tilfredsstillende beskyttelsesnivå ved overføringen av personopplysninger til mottakere i land utenfor EØS eller Sveits.

Lagring av dine opplysninger:

Vi vil kun lagre dine personopplysninger så lenge vi ser det er nødvendig for å gjennomføre formålet med innsamlingen, med mindre noe annet følger av loven. Du har på forespørsel rett til å få opplyst av oss om vi behandler opplysninger knyttet til din person eller ikke.

Dine rettigheter relatert til dine personopplysninger: Du har rett til å trekke tilbake ditt samtykke til bruk av dine personopplysninger. Du har også rett til innsyn i dine opplysninger, og til å kreve endring og/eller retting, begrensning i bruk og sletting, så langt loven tillater oss til å utføre dette. Du kan også kreve at personopplysninger om deg som behandles hos oss overføres til en annen behandlingsansvarlig om dette er teknisk mulig. Innsynsretten omfatter rett til vederlagsfritt å be om en kopi av dine personopplysninger som behandles av oss i et vanlig brukt format.

Du kan kontakte oss for å utøve din rett til innsyn, endring, retting eller sletting, eller for å gjøre innvendinger mot behandlingen av dine personopplysninger via kontaktinformasjonen nederst på siden, eller ved å sende en e-post til post@scanmarkservice.no.

E-post og telefon

Scanmark Service og deres ansatte benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i epostkassen. Ved fratreden slettes epostkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysninger om ansatte

Scanmark Service behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er Daglig Leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommende sitt arbeid.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Personalmapper ryddes ved avsluttet arbeidsforhold og arkiveres.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Scanmark Service har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Scanmark Service sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller mangelfulle opplysninger blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: post@scanmarkservice.no
Telefon: +47 69 32 94 99 

Postadresse:
Råbekksvingen 1, 1617 Fredrikstad